筹备一场会议，很多人是第一次接到领导安排的这样的任务，一脸茫然，由于本职工作不是干组织会议的，经常不知所措，下面帮你理一下你要做什么。

会前准备

1.人数预估：确定会议规模和人数

2. 会议场所预订：根据会议规模和性质预定场地合适的场地。

3. 嘉宾邀请：参会人通知报名（传统邮件或电话报名方式报名非常耗时耗人）；

4. 会议辅助工具选择：使用会议系统帮助完成会议报名，签到，通知等会议工作（可以大大 减轻重复繁琐的工作，减少出错。）；

5. 酒店预定：餐饮预定(统计人数，酒店预定还要统计男女比例，合住或单间等）；

6. 资料编写打印：准备会议资料（纸质或电子的）；

7. 人员分配：安排现场接待人员（门口签到接待人员，会场内引导人员等）；是否接机或接站，服务人员安排；

8. 提前提醒：提前一天提醒参会人或嘉宾参会（可以短信群发的方式）；

9. 会议场所布置：桌椅摆放，灯光效果等；

10. 嘉宾确认：嘉宾到场确认，发言顺序，

11. 彩排：提前模拟演练参会场景，避免出错或遗漏，优化程序（非常重要）

会中接待

1． 会议接待：专人负责机场，车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2． 会前准备：准备好会议所需要的会议资料，会议用品，会议演讲稿等会议相关物品。

3． 会议场所：专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4． 会议住宿：房间楼层及房间号确认，询问是否有特殊要求。

5． 会议餐饮：用餐时间、用餐标准及特殊客人（回民）的确认。

6. 会议签到：会议签到环节尤为重要，会议签到堵塞会影响会议的进度，影响满意度，可借助简单易用的“一指传会议”系统。

7． 会议服务：会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。