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如何组织好一次大型会议或活动?

筹备一场会议,很多人是第一次接到领导安排的这样的任务,一脸茫然,由于本职工作不是干组织会议的,经常不知所措,下面帮你理一下你要做什么。


会前准备

1.人数预估:确定会议规模和人数

2. 会议场所预订:根据会议规模和性质预定场地合适的场地。

3. 嘉宾邀请:参会人通知报名(传统邮件或电话报名方式报名非常耗时耗人);

4. 会议辅助工具选择:使用会议系统帮助完成会议报名,签到,通知等会议工作(可以大大 减轻重复繁琐的工作,减少出错。);

5. 酒店预定:餐饮预定(统计人数,酒店预定还要统计男女比例,合住或单间等);

6. 资料编写打印:准备会议资料(纸质或电子的);

7. 人员分配:安排现场接待人员(门口签到接待人员,会场内引导人员等);是否接机或接站,服务人员安排;

8. 提前提醒:提前一天提醒参会人或嘉宾参会(可以短信群发的方式);

9. 会议场所布置:桌椅摆放,灯光效果等;

10. 嘉宾确认:嘉宾到场确认,发言顺序,

11. 彩排:提前模拟演练参会场景,避免出错或遗漏,优化程序(非常重要)


会中接待

1. 会议接待:专人负责机场,车站的礼仪、接站、攻关等服务。提前在酒店、会议室摆放好欢迎调幅、欢迎牌、签到台、指示牌等。

2. 会前准备:准备好会议所需要的会议资料,会议用品,会议演讲稿等会议相关物品。

3. 会议场所:专人到会议室检查会议室条幅、灯光、音响、茶饮等。

4. 会议住宿:房间楼层及房间号确认,询问是否有特殊要求。

5. 会议餐饮:用餐时间、用餐标准及特殊客人(回民)的确认。

6. 会议签到:会议签到环节尤为重要,会议签到堵塞会影响会议的进度,影响满意度,可借助简单易用的“一指传会议”系统。

7. 会议服务:会议代表合影留念、为代表提供文秘服务及相关服务。